【二次会のゲスト招待】ゲストをどう選ぶ？招待状の内容や送付方法をご紹介！
前回の記事「【二次会の予算決め】二次会には何がかかる？費用の内訳や会費の決め方をご紹介！」では、二次会費用の内訳や費用を抑えるポイントなどをご紹介しました。
この記事では二次会準備のポイント「ゲストを招待する」に焦点を当ててみていきましょう。
結婚式の招待ゲストは決まったものの、結婚式の二次会のゲストはどこまで声をかければいいのか悩んでいる人もいますよね。「みんなが楽しめる二次会にしたいけれど、何を基準にゲストを選べばいいの？」と疑問に思っている人も多いはず。
また、結婚式の二次会の招待状についてもどうやって用意すればいいのか分からず、なかなか準備が進まない人もいるでしょう。
そこで今回は二次会ゲストの選び方や二次会招待状についてご紹介します。二次会招待状の送付方法についても触れているので、気になる方はぜひ参考にしてみてくださいね。
招待するゲストをリストアップしよう！
まずは二次会に招待したいゲストをリストアップしていきましょう。特に決まりはないので、新郎新婦が二次会に呼びたい人を挙げていけばOKです。仲良くしている友人や、これからもお付き合いを続けていきたい人などを招待するのが一般的。中には、今はあまり交流がないけれど昔仲の良かった友人や、部活の後輩などを招待する人もいます。
しかし、何も考えずに二次会に招待したいゲストをリストアップしていくと、予想以上に人数が多くなってしまうことも。そんな時は優先順位を付けて考えるのがおすすめです。結婚式の二次会は「披露宴に招待できなかった人を招待するために開催するもの」という意味合いもあるので、人数の兼ね合いなどで結婚式に招待したかったけど招待できなかったゲストを優先するといいでしょう。
招待するのを控えた方がいいのはこんな人
お二人が二次会に招待したいと思っていても、声をかけるのは控えた方がいい人もいます。
遠方から参加するゲスト
結婚式の二次会は披露宴後に行われることが多いため、二次会終了時間は夜になることがあります。その場合、遠方から来ているゲストは帰りの交通手段を確認する必要があり、時間によっては宿泊しなければならないことも。さらに、二次会から招待する場合は二次会だけのために遠方から来てもらうことになるので、よりゲストに負担をかけてしまうことになります。ゲストに気を遣わせないためにも最初から声をかけるのを控えたり、声をかけるとしても“難しいと思うから断ってくれて大丈夫だよ”という気持ちをしっかりと伝えたりするといいですね。
一人になってしまいそうなゲスト
二次会は披露宴とは違って、会話を楽しんだりビュッフェ形式の食事を取りにいったりと自由に過ごすことが多くなります。グループごとにまとまっていることが多いので、知っている人がおらず一人になってしまいそうなゲストには寂しくつまらない思いをさせてしまうかもしれません。そのようなゲストには、別日に食事をする機会を作るといいですね。
二次会の招待状を送る前に声をかけよう
招待するゲストをリストアップしたら、二次会の招待状を送る前にゲストへ声をかけるようにしましょう。幹事をお願いした友人から声をかけるパターンもありますが、「来て欲しい」という気持ちを伝えるためにも基本的には新郎新婦からゲストに声をかけるのがおすすめです。「披露宴の後二次会を開催するので来てね」など簡単でいいので、二次会に来て欲しいからスケジュールを空けておいて欲しいことを伝えておきましょう。
声をかけるタイミングとしては、二次会会場を検討し始める時期が◎。ゲストの人数によって会場の広さや予算が変わってくるので、二次会に招待したいゲストには早めに声をかけて会場を検討していくといいですね。
二次会の招待状を送ろう
二次会は結婚式とは異なりカジュアルなスタイルが多いため、二次会の招待状も二次会の概要が伝わればそこまで堅苦しくなくてOKです。ここでは、招待状の送付時期や記載するべき項目をみていきましょう。
いつ頃送る？
二次会の招待状の大まかなスケジュールとしては、
・～2ヶ月前 ゲストへ招待状送付
・～1ヶ月前 二次会の出欠返信日・ゲスト確定
になります。招待状は遅くても二次会開催日の2ヶ月前までには発送するようにしましょう。
出欠の返信期日は、結婚式と同様に二次会開催日の1ヶ月前に設定するのがおすすめ。なかなか二次会出欠の返事が来ないこともありますし、二次会会場によって人数変更可能期日が早いこともあるため1ヶ月前に設定して余裕をもてると安心ですね。
招待状に記載する項目
二次会の招待状に記載するべき項目をみていきましょう。
二次会の開催日時
二次会の日付、受付時間、開宴時間を記載しましょう。開宴時間しか書かれていないと、開宴時間ギリギリに来るゲストが多くなり開宴が遅れてしまうことも。受付時間も記載しておき、ゲストが余裕をもって来場できるようにするといいですね。
二次会会場
会場名、住所、電話番号、最寄り駅からのアクセスを記載します。会場ホームページのURLを載せておくと、事前に会場の雰囲気が分かるのでゲストに喜ばれますよ。
会場までのアクセスが複雑な場合は、道順の詳細を載せておくと親切。最寄り駅からの所要時間や、地図アプリのURLを貼っておくと当日ゲストがスムーズに会場まで行けるのでおすすめです。
二次会の会費
二次会でゲストに支払ってもらう会費を記載します。男女で異なる場合は「男性：7,500円 女性：6,500円」というようにそれぞれの金額を明記しましょう。
ドレスコード
ゲストが何を着ていけばいいか迷わないようにドレスコードを記載します。セミフォーマル、スマートカジュアル、カジュアルなどのドレスコードや、身につけて欲しいアイテムがある場合はその旨も記載しましょう。
結婚式の二次会では「平服」を指定するパターンが多くあります。「平服でお越しください」「服装は問いませんのでお気軽にお越しください」などと記載しておくと、ゲストも安心できますね。
二次会の出欠返信期日
二次会の出欠の返信をいつまでに欲しいという返信期日を記載します。先ほども触れたように、1ヶ月前に設定しておくと余裕をもって準備が進められますよ。
二次会招待状の送付方法はさまざま！
二次会の招待状を送るときの方法にはさまざまなパターンがあります。それぞれの招待方法をみていきましょう。
メールやLINE
二次会に招待する方法として多いのが、メールやLINEを使って招待案内を作成する方法です。メールやLINEを使用する場合、紙の招待状とは違って文面を作成して送り先をまとめればすぐに送信できるのがメリット。招待状を作成して封入する手間などを省けますし、ゲストは気になったことをすぐに質問できます。
メールの場合、注意するべきポイントとしては件名を分かりやすくすること。1日に何通もメールを受信する人もいるので、招待メールが埋もれてしまわないように「二次会招待状」と明記することや新郎新婦の名前・二次会の開催日を入れるなどの配慮が必要。ひと目で二次会の招待メールだと分かるようにしましょう。
LINEの場合は、既読機能があるので相手がメッセージを確認しているかどうかをチェックできるのが便利。二次会後に写真や動画を共有しやすいのも嬉しいですね。注意ポイントとしては、必ずしも全員が登録しているとは限らない点。LINEを利用していない人にはメールで送付するようにしましょう。
SNSに投稿
InstagramやFacebookを使って二次会を案内する方法です。普段からSNSで繋がりのある人であれば、SNSに二次会の案内を投稿して出欠を確認することができます。
SNSの中でも特に使いやすいのがFacebookです。イベントの出欠確認ができる機能があるので、イベントページを作ってゲストを招待すればリアルタイムでゲストの出欠を確認できます。
SNSを使う場合に注意するべきポイントとしては、SNS上にアカウントをもっていないゲストには二次会を案内できないという点。二次会に招待するゲスト全員に案内するのは難しいので、SNSは補助ツールとして使用するといいでしょう。
結婚式の招待状に同封
二次会の招待状を結婚式の招待状に同封する方法です。披露宴に参加したゲストを二次会にも招待したい場合はこの方法を使用できます。結婚式の返信ハガキに二次会の出欠欄も載せておけば、一度に出欠を確認できますしゲストもスケジュールを管理しやすいですね。
ただし、結婚式の招待状を親名義にしている場合は注意が必要。“披露宴は親がゲストを招待しておもてなしする”という意味合いが強くなるので、二次会とは別で考えた方が良いかもしれません。
WEB招待状
最近人気があるのはWEB招待状です。ゲストからの返信率が高く簡単に作成できるため、利用する新郎新婦が増えています。WEB招待状はスマホで作成したお二人の二次会専用ページのURLをLINEやメールなどで送付すればOK。ゲストはURLをクリックして出てきた案内に従って出欠や住所など必要事項を記入します。出欠確認や出席者名簿などを簡単にダウンロードできる機能があるので、新郎新婦の二次会準備の負担を大幅に減らせますよ。WEB招待状の中には事前に会費を支払える機能があるものもあります。
招待状を作成するときに気を付けるポイント！
二次会の招待状を作るときに気を付けた方が良いポイントをご紹介します。
句読点は使わない
結婚式の招待状と同じく、招待状の文面に「、」や「。」などの句読点を使わないようにしましょう。「区切る」「切れる」という意味合いのある句読点は、縁起が良くないためお祝い事では使用しない方がいいといわれています。文が読みにくくなってしまう場合はスペースを使いましょう。SNSやメールなどの場合も同様の対応をしてくださいね。
文章は丁寧に
二次会は結婚式とは違いカジュアルなパーティーにはなりますが、お二人をお祝いするために集まってくれるゲストへ送る大切な案内状です。口語文で書いたり、絵文字や顔文字を使ったりするのはNG。二次会の招待状も丁寧な文章を心がけましょう。
まとめ
今回は、二次会ゲストの選び方や二次会招待状についてご紹介しましたがいかがでしたか。
結婚式の二次会に招待するゲストに決まりはありません。お二人が来て欲しいと思う人に声をかけましょう。
カジュアルなパーティーとはいっても、ゲストはお二人のために時間を作って集まってくれています。ゲストが安心して参加できるように、親切で丁寧な二次会の招待状を作成してくださいね。
